Den primære kommunikationsform mellem WTW og kunden vil foregå elektronisk i form af e-mails med vedhæftede dokumenter.
I den forbindelse skal det understreges, at denne form for kommunikation betragtes som juridisk bindende.
Der, hvor WTW modtager dokumentation policer m.m. i papirudgave på kundens vegne, vil papirudgaven blive destrueret, og WTW vil kun kunne levere materialet i elektronisk/digitaliseret form. Hvis kunden ønsker, at WTW skal destruere elektronisk/digitaliseret materiale, som WTW opbevarer, kan det kun ske i det omfang, at materialet ikke er arkiveret som en del af WTW’s Disaster Recovery-system.
WTW’s sikkerhedssystemer blokerer bestemte filtyper – for eksempel, men ikke begrænset til, mpg, mp3, exe, bat m.fl. E-mails med vedhæftede filer af denne type vil ikke blive modtaget af WTW, og der vil ikke blive orienteret om blokeringen.
WTW’s sikkerhedspolitik omfatter også en antivirus-procedure, og kunden er ansvarlig for egne antivirus-procedurer.
I det tilfælde, af at risikopræmier bliver opkrævet af WTW, sker betaling med frigørende virkning over for selskabet. Hvis et selskab ikke har afgivet frigørelseserklæring til WTW, vil der blive orienteret om det ved placering af risiko.
WTW er ikke forpligtet til at betale præmie på vegne af kunden, hvis betaling af risikopræmie ikke er modtaget rettidigt.
Betalingsfrist til WTW er 10 dage.
Al betaling kan kun ske via WTW’s officielle betalingskanaler, og præmier betalt til WTW håndteres som klientmidler jf. lovgivningen. Tilbagebetaling af præmie og/eller vederlag sker ved bankoverførsler.
Hvis der er behov for det, kan WTW bede om yderligere dokumentation af indbetalerens identitet jf. hvidvaskningsdirektivet.
Jf. Persondataloven kan kunden og/eller dens ansatte begære indsigt i, hvilke oplysninger WTW Danmark opbevarer, ligesom kunden og/eller dens ansatte har adgang til at få rettet urigtige oplysninger. Hvis det ønskes, skal man anmode om det skriftligt.
Kunden accepterer, at WTW Danmark og andre kontorer i WTW Gruppen kan opbevare og behandle eller på anden måde håndtere oplysninger, vi har modtaget om kunden eller dens ansatte, med det formål at yde vores fulde service til kunden.
Derudover kan vi videregive anonymiserede oplysninger/statistikker, hvori oplysninger om kunden indgår, til tredjepart – eksempelvis forsikringsselskaber eller en offentlig myndighed. Dog vil specifikke oplysninger om kunden aldrig blive videregivet uden virksomhedens samtykke.
Kunden accepterer, at WTW – med henblik på at yde vores fulde service eller af administrative hensyn – kan overføre oplysninger, vi har om kunden eller dens ansatte til WTW’s kontorer/enheder i andre lande – inklusive lande uden for Europa, der eventuelt ikke har en sammenlignelig datalovgivning.
Der, hvor kunden videregiver personlige oplysninger – herunder personfølsomme data – til WTW Danmark, indestår kunden for, at kunden kan videregive disse oplysninger, uden at det strider mod Persondatalovens regler, så oplysningerne lovligt kan anvendes eller videregives i WTW Gruppen for at kunne yde den service, der ligger til grund for nærværende aftale. Kunden skal sikre, at udleverede personlige data er relevante, fuldstændige og aktuelle for WTW’s service.
Alle data, analyser, oplæg, anbefalinger, rapporter og øvrige materialer, der er udarbejdet af WTW i forbindelse med vores ydelser, er fortrolige og kun til kundens egen brug.
Kunden er forpligtet til ikke at videregive materiale, der er udarbejdet af WTW, til tredjemand uden forudgående skriftlig tilladelse fra WTW. WTW forbeholder sig ret til at træffe foranstaltninger for at beskytte fortrolige oplysninger.
Det er WTW’s politik, at koncernen og medarbejderne skal kende og overholde gældende love, regler og etiske standarder. Derfor arbejder WTW ud fra et compliance-program, der skal sikre vores uvildighed, høj kvalitet i vores ydelser og beskytte WTW’s omdømme.
Compliance-programmet understøttes af følgende:
Visse lande, personer og områder er underlagt sanktioner og Export Control-regler.
WTW kan ikke rådgive om overholdelse af sanktioner eller Export Control-regler over for hverken kunder eller forsikringsselskaber, og WTW kan heller ikke garantere eller på anden måde indestå for forsikringsselskabernes holdning til nuværende eller fremtidige sanktionspolitikker.
Overholdelse af gældende sanktioner og Export Control-regler vil altid være kundens anliggende, og kunden bør selv søge juridisk assistance efter behov. Kunden skal informere WTW om eventuelle forsikringsforhold, der berører sanktionerede territorier.
WTW vil altid overholde alle gældende sanktioner samt lovgivning – både nuværende og fremtidige – og det skal oplyses, at WTW kan træffe visse foranstaltninger under forpligtelsen af gældende sanktioner eller lovgivning – for eksempel:
WTW kan ikke drages til ansvar for tredjeparts handlinger (herunder, men ikke begrænset til banker eller vekselbureauer), der er underlagt egne sanktionspolitikker eller øvrige begrænsninger.
The Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) er en amerikansk lov, der er rettet mod udenlandske finansielle institutioner og andre finansielle formidlere (herunder forsikringsselskaber og formidlere som mæglere) for at forhindre skatteunddragelse, der er foretaget af amerikanske borgere og indbyggere gennem offshore-konti.
FATCA gælder kun, hvis kunden er en amerikansk virksomhed, enkeltperson eller et ikke-amerikansk selskab, der betaler præmie via en amerikansk forsikringsmægler til et ikke-amerikansk forsikringsselskab.
For at overholde FATCA skal forsikringsselskaber og formidlere opfylde visse juridiske krav. Forsikringer, som bliver placeret hos et forsikringsselskab, der ikke overholder FATCA-reglerne, kan udløse en 30% kildeskat på kundens præmie.
For at undgå denne kildeskat vil WTW kun placere kundens forsikring hos forsikringsselskaber og formidlere, der overholder FATCA-reglerne, og hvis kunden instruerer os i at gøre noget andet, kræver det kundens forudgående skriftlige tilladelse hertil.
Hvis kunden instruerer WTW i at placere forsikringer hos et forsikringsselskab eller formidlere, der ikke overholder FATCA-reglerne, kan det medføre, at kunden skal betale et ekstra beløb for at dække kildeskatten, der svarer til 30% af den præmie, der dækker amerikansk-baserede risici. Hvis kunden instruerer os i at placere forsikringer hos et forsikringsselskab, der ikke overholder FATCA-reglerne, og kunden ikke accepterer at betale den eventuelle krævede kildeskat på 30%, vil WTW ikke placere kundens forsikringer i et sådant forsikringsselskab. WTW anbefaler, at kunden kontakter egen revisor/skatterådgiver for at få rådgivning om de fulde FATCA-regler.
WTW Danmark eller andre medlemmer af WTW Gruppen kan have indgået kontrakter med forskellige forsikringsselskaber, hvor WTW påtager sig en række administrative opgaver på vegne af forsikringsselskaberne – for eksempel at indgå bindende aftaler, drive agentur, administrere facilitetsaftaler – herunder udstedelse af certifikater for forsikringsdækning og beregning af reguleringer. Derudover tilbyder WTW mæglerydelser til forsikringsselskaber i forbindelse med placering af selskabernes genforsikring.
Herudover kan vi eller medlemmer af WTW Gruppen også indgå serviceaftaler med visse forsikringsselskaber om at designe og udvikle forsikringsprodukter til vores kunder. Med sådanne aftaler kan WTW modtage betaling fra forsikringsselskaberne for ydelserne ud over den provision, som WTW modtager i forbindelse med placering af kundens forsikringer.
Medlemmer af WTW Gruppen kan acceptere visse former for betaling fra forsikringsselskaberne for håndtering af administrative opgaver i lande, hvor sådanne betalinger er lovlige samt overholder markedsstandarder, der forebygger interessekonflikter. Da forsikringsselskaberne inkluderer administrative udgifter ved fastsættelse af deres præmie, vil den præmie, som bliver præsenteret for vores kunder, være uændret – uanset om WTW modtager betaling for håndtering af sådanne administrative opgaver eller ej. Hvis en kunde ikke ønsker, at WTW modtager betaling fra selskaberne for håndtering af administrative opgaver på virksomhedens forsikringer, vil WTW anmode selskabet om at ekskludere kundens forsikringer fra en sådan ordning.
Som følge af provisionsforbuddet i Danmark, vil WTW Danmark aldrig acceptere nogen form for betaling fra noget som helst forsikringsselskab – nationalt og/eller internationalt – vedrørende kundens forsikringer. Al betaling til WTW Danmark er en ufravigelig del af samarbejdsaftalen mellem kunden og WTW Danmark.
WTW bestræber sig hele tiden på at sikre, at vores kunder er tilfredse og bliver rådgivet korrekt, men skulle der mod forventning vise sig at være utilfredshed med de ydelser, WTW har leveret, kan man rette henvendelse til WTW’s klageansvarlige, som man kan finde henvisning til på www.willis.dk.